DUREE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

La loi impose aux entreprises de conserver un certain nombre de documents. Ces documents archivés peuvent vous permettre d'ailleurs de faire la preuve de vos droits ou d'établir le contenu d'une obligation à votre charge. Mais la masse des documents administratifs, juridiques et comptables est telle que vous vous interrogez peut-être sur l'opportunité d'un grand nettoyage.

C'est pourquoi nous avons fait le point de vos obligations légales en la matière.

Voici les principaux documents que vous devez à tout prix préserver de votre légitime tentation de faire le vide.

Attention, cette présentation n'est pas exhaustive. Hormis les pièces comptables et les documents sociaux, certains autres documents doivent en effet être précieusement archivés (1).

Les documents comptables

Les commerçants doivent conserver le livre-journal, le grand livre, le livre d'inventaire, pendant 10 ans à compter de la date de la dernière opération qui y est enregistrée.

Les comptes annuels – bilan, comptes de résultat et annexes – doivent être conservés en original pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice considéré.

Si vos documents comptables sont tenus sur des livres cotés et paraphés, ils doivent être conservés sous cette forme.

Si ces livres sont tenus sur des documents informatiques écrits, ils doivent être conservés sur support informatique les 3 premières années, et sur tout support au choix du commerçant les 7 années suivantes (listing, microfilms, microfiches, disquettes, bandes magnétiques…).

Les factures

 

- Vos factures clients doivent également être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice sur lequel elles ont été comptabilisées.

Le double qui vous est destiné peut être archivé, sur microfilms ou microfiches par exemple.

Si votre client n'est pas commerçant, conservez votre facture pendant 30 ans.

 

- Vos factures fournisseurs, véritables pièces comptables justificatives, doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice de comptabilisation.

Par prudence, conservez toujours les originaux de vos factures fournisseurs.

Car de toute manière, celles qui vous ont donné droit à déduction de TVA doivent être conservées pendant 6 ans en original pour être transmises, le cas échéant, à l'Administration fiscale.

Si votre fournisseur n'est pas commerçant, le délai de conservation est porté à 30 ans.

Les factures relatives à l'achat de biens figurant dans votre bilan doivent être conservées durant :

- 3 ans après l'achèvement de la période d'amortissement,
- 3 ans après l'exercice d'imputation en cas d'exercice déficitaire et d'amortissement réputé différé.

Au-delà de ce délai, vous pouvez conserver les factures en copie, sous réserve d'un éventuel litige avec un fournisseur non commerçant.

IMPORTANT : dans les relations avec vos clients, archiver les seules factures n'est pas suffisant. Conservez toujours les bons de commande, et surtout les bons de livraison, signés par vos clients. Ils sont indispensables pour prouver le bien-fondé d'une facture ou l'acceptation d'une clause de réserve de propriété.

Les principaux documents sociaux

 

- Le livre de paie n'est plus obligatoire.

Ceux tenus avant le 1er Août 1998 (date de suppression de sa tenue obligatoire) doivent être conservé sous cette forme, en tant que pièce comptable, pendant 10 ans à compter de la date de sa clôture (2).

Ce délai inclut le délai plus court de 5 ans prévu par le Code du Travail.

A noter : par prudence, il est souhaitable, là encore de porter ce délai à 30 ans dans l'éventualité d'une réclamation des caisses de retraite complémentaire ou d'un salarié.

 

- Les bulletins de paie sont des pièces justificatives de comptabilité qui doivent également être conservées en copie pendant 10 ans, à compter de l'exercice de comptabilisation.

Nouveau : certaines dispositions du projet de Loi portant Diverses Dispositions d'Ordre Economique et Financier (DDOEF), en cours d'adoption par le Parlement, visent à "réduire la charge financière que représentent les contraintes de la vie administrative et rapprocher le service public des entreprises".

Il est notamment prévu de supprimer l'obligation de tenir un livre de paie.

L'employeur n'aurait plus alors que l'obligation de conserver les doubles des bulletins de paie qu'il remet à ses salariés.

 

- L'original du registre unique du personnel doit, lui, être conservé pendant 5 ans à compter de la date de sa clôture(2).

 

- Enfin, le double du bordereau des cotisations sociales est à conserver pendant 5 ans à compter du paiement, voire pendant 30 ans par prudence.
  1. Les statuts de société d'origine et, le cas échéant, modifiés, le registre des procès-verbaux cotés et paraphés, le registre et les documents relatifs aux actions, parts sociales, etc.…doivent être conservés 30 ans à compter de la liquidation. Les actes de propriété immobilière ou de bien figurant au bilan doivent être conservés perpétuellement, les contrats commerciaux 10 ans à compter de leur terme et les contrats avec des non commerçants 30 ans à compter de leur terme.
  1. Si vous tenez votre livre de paie et votre registre unique du personnel sur informatique, vous devez déclarer ce fichier nominatif à la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) sous peine de sanction pénale (amende de 300.000 F et/ou emprisonnement de 3 ans).